Datenschutzerklärung

Studienberatungs-Chatbot „Aski" – Fachbereich Informatik, Hochschule Trier

Verantwortliche Stelle

Hochschule Trier
Trier University of Applied Sciences
Schneidershof
54293 Trier
E-Mail: praesidentin(at)hochschule-trier.de
Fax: +49 (0)651 8103 557

Datenschutzbeauftragte

Prof. Dr. Anna Donner de Ceiba
Umwelt-Campus Birkenfeld
Gebäude 9912 | Raum 121
Campusallee
55768 Hoppstädten-Weiersbach
E-Mail: datenschutz(at)hochschule-trier.de

Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Der Studienberatungs-Chatbot „Aski" des Fachbereichs Informatik der Hochschule Trier ist unter ask-inf.hochschule-trier.de (bzw. eingebettet auf den Seiten des Fachbereichs) öffentlich zugänglich. Er beantwortet automatisiert Fragen von Studieninteressierten und Studierenden rund um das Informatik-Studium (Studieninhalte, Zulassung, Fristen, Studiengänge). Es ist kein Login und kein Nutzerkonto erforderlich.

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf Servern der Hochschule Trier (Anwendungsserver im Rechenzentrum sowie der hochschuleigene Inferenzserver für das Sprachmodell). Es findet keine Übermittlung an Dritte oder in Drittländer statt; es wird kein Cloud-KI-Dienst genutzt.

Erhobene personenbezogene Daten

Welche Daten werden verarbeitet?

„Verarbeitung“ im Sinne der DSGVO umfasst jeden Vorgang im Umgang mit personenbezogenen Daten – bereits deren bloßes Erfassen. Bei der Nutzung des Chatbots werden folgende Daten verarbeitet:

• Eingabedaten: Ihre in den Chat eingegebenen Fragen und Nachrichten. Sie werden verarbeitet, um daraus eine Antwort zu erzeugen.
• Ausgabedaten: die vom KI-Sprachmodell erzeugten und Ihnen angezeigten Antworten.
• Technische Daten und Verbindungsdaten: Beim Aufruf über das Internet wird – technisch zwingend – Ihre IP-Adresse zusammen mit üblichen Verbindungsdaten (u. a. Zeitpunkt der Anfrage, angefragte Adresse, Browsertyp) an unseren Server übertragen. Diese Daten werden ausschließlich flüchtig am hochschuleigenen Reverse-Proxy verarbeitet, um die Verbindung sicher auszuliefern (TLS/HTTPS) und den Dienst vor Missbrauch und Überlastung zu schützen (Begrenzung der Anfrage- und Verbindungsrate). Ihre IP-Adresse wird dabei nicht protokolliert, nicht dauerhaft gespeichert und von der Chatbot-Anwendung selbst nicht ausgewertet.

Der Chatbot ist darüber hinaus bewusst datenminimierend gestaltet:

• Ihre Chat-Eingaben und die erzeugten Antworten werden ausschließlich zur Erzeugung der Antwort im Arbeitsspeicher verarbeitet. Der Chatverlauf wird nicht gespeichert und nicht protokolliert. Der Verlauf für Folgefragen wird nur clientseitig in Ihrem Browser gehalten und beim Schließen verworfen.
• Es werden keine Cookies gesetzt, keine IP-Adressen gespeichert, keine Sitzungs-IDs vergeben und kein Nutzungs-Tracking durchgeführt.
• Nur wenn Sie eine Antwort aktiv über die Funktion „Antwort melden" melden (freiwillig), werden zur Verbesserung des Chatbots gespeichert: die betreffende Frage, die Antwort, eine Kategorie, Ihr Freitext-Hinweis, interne Quellen-Kennungen und ein kurzer Gesprächsverlauf – jeweils ohne IP-Adresse, ohne Sitzungs-ID, ohne Cookies und ohne sonstige Identifikatoren. Bitte geben Sie dabei keine personenbezogenen Daten ein.
• Serverseitig anonym-aggregiert: Es werden ausschließlich Zählerstände geführt (Anzahl der Anfragen, Anzahl gemeldeter Rückmeldungen, verarbeitete Token / CO₂e-Schätzung) – ohne Personenbezug.

Logging

Der Webserver protokolliert keine personenbezogenen Zugriffsdaten; insbesondere werden keine IP-Adressen gespeichert (die Zugriffsprotokollierung ist deaktiviert).

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

• Betrieb des Chatbots (automatisierte Erstauskunft): Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO (Wahrnehmung einer im öffentlichen Interesse liegenden Aufgabe – Studienberatung) i. V. m. dem Hochschulgesetz Rheinland-Pfalz (HochSchG).
• Technische Bereitstellung und IT-Sicherheit: flüchtige Verarbeitung von Verbindungsdaten einschließlich der IP-Adresse zur sicheren Auslieferung (TLS/HTTPS) sowie zum Schutz vor Missbrauch und Überlastung – Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO als die für den sicheren Betrieb dieser im öffentlichen Interesse liegenden Aufgabe erforderliche Verarbeitung.
• Freiwillige Rückmeldung über „Antwort melden": Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung durch aktives Absenden). Die Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden.

Zweck der Datenverarbeitung

Beantwortung studienbezogener Fragen als automatisierte Erstauskunft. Die freiwilligen Rückmeldungen dienen ausschließlich der Qualitätsverbesserung des Chatbots; die Aggregat-Zähler der anonymen Betriebs- und Nachhaltigkeitsauswertung.

Dauer der Speicherung

• Chat-Eingaben/-Antworten: werden nicht gespeichert.
• Freiwillig gemeldetes Feedback: wird bis zur Auswertung und Einarbeitung gespeichert, längstens 12 Monate, danach gelöscht.
• Anonyme Aggregat-Zähler: ohne Personenbezug, daher zeitlich unbegrenzt.

Datenweitergabe

Es findet keine Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte statt. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich hochschulintern; es werden keine Auftragsverarbeiter und keine externen Dienste eingesetzt.

Cookies

Der Chatbot setzt keine Cookies (weder für Authentifizierung noch für Tracking). Ein Login findet nicht statt.

Technische und organisatorische Schutzmaßnahmen

• On-Premise-Betrieb auf Servern der Hochschule Trier; kein Cloud-/Drittdienst, keine Drittlandübermittlung.
• Transportverschlüsselung aller Daten per TLS (HTTPS).
• Kein Chat-Logging, keine Cookies, keine IP-Speicherung, kein Tracking; Rückmeldungen ohne Identifikatoren.
• Missbrauchs-/Überlastungsschutz ohne Personenbezug: Rate-/Verbindungslimits am Reverse-Proxy sowie eine Begrenzung gleichzeitiger Anfragen; deterministische Sicherheits-Guards.
• Kein Nutzerkonto/Login.

KI-Hinweis (Transparenz)

Die Antworten werden von einem KI-Sprachmodell automatisiert erzeugt – Sie sprechen nicht mit einem Menschen. Die Antworten können Fehler enthalten oder unvollständig sein; verbindliche Auskünfte erteilt die Studienberatung. Bitte prüfen Sie wichtige Angaben (z. B. Fristen) über die offiziellen Seiten.

Rechte

Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie Betroffene:r im Sinne der DSGVO und es stehen Ihnen die nachfolgenden Rechte gegenüber der Verantwortlichen zu:

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Recht zu erfahren, welche personenbezogenen Daten verarbeitet werden, zu welchem Zweck und wer sie erhält.
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Recht auf unverzügliche Korrektur falscher oder unvollständiger Daten.
• Recht auf Löschung / „Recht auf Vergessenwerden“ (Art. 17 DSGVO): Recht auf Löschung der Daten, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Recht, die Nutzung der Daten unter bestimmten Voraussetzungen sperren zu lassen.
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Recht, die eigenen Daten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format zu erhalten.
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Recht, einer Verarbeitung aus besonderen Gründen oder bei Direktwerbung jederzeit zu widersprechen.
• Widerruf von Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Einmal erteilte Einwilligungen (z. B. für Newsletter oder Cookies) können jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
• Beschwerderecht (Art. 77 DSGVO): Das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Die zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz, Hintere Bleiche 34, 55116 Mainz
Postanschrift: Postfach 30 40, 55020 Mainz
Telefon: +49 (0) 6131 8920-0
Telefax: +49 (0) 6131 8920-299
E-Mail: poststelle(at)datenschutz.rlp.de

Wenn Sie von einem der genannten Rechte Gebrauch machen wollen, wenden Sie sich bitte an studienberatung@informatik.hochschule-trier.de.

Stand der Erklärung: gültig und datiert vom 18.08.2026.

Privacy Policy

Study advisory chatbot “Aski” – Computer Science department, Trier University of Applied Sciences

This English text is a convenience translation. In case of any discrepancy, the German version is legally binding.

Controller

Hochschule Trier
Trier University of Applied Sciences
Schneidershof
54293 Trier, Germany
E-mail: praesidentin(at)hochschule-trier.de
Fax: +49 (0)651 8103 557

Data Protection Officer

Prof. Dr. Anna Donner de Ceiba
Umwelt-Campus Birkenfeld
Building 9912 | Room 121
Campusallee
55768 Hoppstädten-Weiersbach, Germany
E-mail: datenschutz(at)hochschule-trier.de

Description and scope of the processing

The study advisory chatbot “Aski” of the Computer Science department at Trier University of Applied Sciences is publicly available at ask-inf.hochschule-trier.de (or embedded on the department's pages). It answers questions from prospective and current students about studying Computer Science (course content, admission, deadlines, study programmes) in an automated way. No login and no user account are required.

Processing takes place exclusively on servers of Trier University of Applied Sciences (application server in the data centre and the university's own inference server for the language model). There is no transfer to third parties or to third countries; no cloud AI service is used.

Personal data processed

Which data are processed?

“Processing” within the meaning of the GDPR covers any operation performed on personal data – including their mere collection. When you use the chatbot, the following data are processed:

• Input data: the questions and messages you enter into the chat. They are processed in order to generate an answer.
• Output data: the answers generated by the AI language model and shown to you.
• Technical and connection data: when the site is accessed over the internet, your IP address is – technically unavoidably – transmitted to our server together with usual connection data (e.g. time of the request, requested address, browser type). These data are processed only transiently at the university's own reverse proxy in order to deliver the connection securely (TLS/HTTPS) and to protect the service against abuse and overload (rate and connection limiting). Your IP address is not logged, not stored permanently and not evaluated by the chatbot application itself.

Beyond that, the chatbot is deliberately designed to minimise data:

• Your chat input and the generated answers are processed solely in working memory to generate the answer. The conversation is not stored and not logged. The history for follow-up questions is kept only client-side in your browser and discarded when you close it.
• No cookies are set, no IP addresses are stored, no session IDs are assigned and no usage tracking is carried out.
• Only if you actively report an answer via the “Report answer” function (voluntarily) are the following stored to improve the chatbot: the relevant question, the answer, a category, your free-text note, internal source identifiers and a short conversation history – each without IP address, without session ID, without cookies and without any other identifiers. Please do not enter any personal data when doing so.
• Server-side, anonymously aggregated: only counters are kept (number of requests, number of reported feedback items, processed tokens / CO₂e estimate) – without any personal reference.

Logging

The web server does not log any personal access data; in particular no IP addresses are stored (access logging is disabled).

Legal basis for the processing

• Operation of the chatbot (automated initial information): Art. 6(1)(e) GDPR (performance of a task carried out in the public interest – study advice) in conjunction with the Higher Education Act of Rhineland-Palatinate (HochSchG).
• Technical provision and IT security: transient processing of connection data including the IP address for secure delivery (TLS/HTTPS) and for protection against abuse and overload – Art. 6(1)(e) GDPR as the processing necessary for the secure operation of this task carried out in the public interest.
• Voluntary feedback via “Report answer”: Art. 6(1)(a) GDPR (consent by actively submitting). Consent can be withdrawn at any time.

Purpose of the processing

Answering study-related questions as automated initial information. The voluntary feedback serves exclusively to improve the quality of the chatbot; the aggregate counters serve the anonymous operational and sustainability evaluation.

Storage period

• Chat input/answers: are not stored.
• Voluntarily reported feedback: stored until it has been evaluated and incorporated, for no longer than 12 months, then deleted.
• Anonymous aggregate counters: without personal reference, therefore stored indefinitely.

Disclosure of data

There is no disclosure of personal data to third parties. Processing takes place exclusively within the university; no processors and no external services are used.

Cookies

The chatbot sets no cookies (neither for authentication nor for tracking). No login takes place.

Technical and organisational safeguards

• On-premise operation on servers of Trier University of Applied Sciences; no cloud/third-party service, no transfer to third countries.
• Transport encryption of all data via TLS (HTTPS).
• No chat logging, no cookies, no IP storage, no tracking; feedback without identifiers.
• Abuse/overload protection without personal reference: rate/connection limits at the reverse proxy and a limit on concurrent requests; deterministic security guards.
• No user account/login.

AI notice (transparency)

The answers are generated automatically by an AI language model – you are not talking to a human. The answers may contain errors or be incomplete; binding information is provided by the study advisory service. Please verify important details (e.g. deadlines) via the official pages.

Your rights

If your personal data are processed, you are a data subject within the meaning of the GDPR and you have the following rights vis-à-vis the controller:

• Right of access (Art. 15 GDPR): the right to know which personal data are processed, for what purpose and who receives them.
• Right to rectification (Art. 16 GDPR): the right to have incorrect or incomplete data corrected without undue delay.
• Right to erasure / “right to be forgotten” (Art. 17 GDPR): the right to have data erased, provided that no statutory retention periods apply.
• Right to restriction of processing (Art. 18 GDPR): the right to have the use of the data restricted under certain conditions.
• Right to data portability (Art. 20 GDPR): the right to receive your own data in a common, machine-readable format.
• Right to object (Art. 21 GDPR): the right to object at any time, on grounds relating to your particular situation or in the case of direct marketing.
• Withdrawal of consent (Art. 7(3) GDPR): consent once given (e.g. for newsletters or cookies) can be withdrawn at any time with effect for the future.
• Right to lodge a complaint (Art. 77 GDPR): the right to lodge a complaint with a data protection supervisory authority. The competent supervisory authority is:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz (State Commissioner for Data Protection and Freedom of Information, Rhineland-Palatinate), Hintere Bleiche 34, 55116 Mainz, Germany
Postal address: Postfach 30 40, 55020 Mainz
Phone: +49 (0) 6131 8920-0
Fax: +49 (0) 6131 8920-299
E-mail: poststelle(at)datenschutz.rlp.de

If you wish to exercise any of these rights, please contact studienberatung@informatik.hochschule-trier.de.

Version of this policy: valid and dated 18 August 2026.

Politique de confidentialité

Chatbot d'orientation « Aski » – département Informatique, Université des sciences appliquées de Trèves

Ce texte français est une traduction de courtoisie. En cas de divergence, la version allemande fait juridiquement foi.

Responsable du traitement

Hochschule Trier
Trier University of Applied Sciences
Schneidershof
54293 Trèves, Allemagne
E-mail : praesidentin(at)hochschule-trier.de
Fax : +49 (0)651 8103 557

Déléguée à la protection des données

Prof. Dr. Anna Donner de Ceiba
Umwelt-Campus Birkenfeld
Bâtiment 9912 | Salle 121
Campusallee
55768 Hoppstädten-Weiersbach, Allemagne
E-mail : datenschutz(at)hochschule-trier.de

Description et étendue du traitement

Le chatbot d'orientation « Aski » du département Informatique de l'Université des sciences appliquées de Trèves est accessible publiquement à l'adresse ask-inf.hochschule-trier.de (ou intégré sur les pages du département). Il répond de manière automatisée aux questions des personnes intéressées et des étudiant·e·s au sujet des études d'informatique (contenus, admission, délais, filières). Aucune connexion ni aucun compte utilisateur ne sont requis.

Le traitement a lieu exclusivement sur des serveurs de l'Université des sciences appliquées de Trèves (serveur d'application dans le centre de calcul ainsi que le serveur d'inférence propre à l'université pour le modèle de langage). Il n'y a aucune transmission à des tiers ni vers des pays tiers ; aucun service d'IA en nuage n'est utilisé.

Données à caractère personnel traitées

Quelles données sont traitées ?

Le « traitement » au sens du RGPD couvre toute opération portant sur des données à caractère personnel – y compris leur simple collecte. Lors de l'utilisation du chatbot, les données suivantes sont traitées :

• Données d'entrée : les questions et messages que tu saisis dans le chat. Ils sont traités afin de générer une réponse.
• Données de sortie : les réponses générées par le modèle de langage et affichées.
• Données techniques et de connexion : lors de l'accès via Internet, ton adresse IP est – techniquement inévitablement – transmise à notre serveur avec les données de connexion usuelles (p. ex. heure de la requête, adresse demandée, type de navigateur). Ces données sont traitées uniquement de façon éphémère au niveau du reverse proxy de l'université afin de livrer la connexion de manière sécurisée (TLS/HTTPS) et de protéger le service contre les abus et la surcharge (limitation du débit et des connexions). Ton adresse IP n'est ni journalisée, ni conservée durablement, ni exploitée par l'application du chatbot elle-même.

Par ailleurs, le chatbot est délibérément conçu pour minimiser les données :

• Tes saisies et les réponses générées sont traitées uniquement en mémoire vive pour générer la réponse. L'historique de conversation n'est ni conservé ni journalisé. L'historique pour les questions de suivi est conservé uniquement côté client dans ton navigateur et supprimé à la fermeture.
• Aucun cookie n'est déposé, aucune adresse IP n'est conservée, aucun identifiant de session n'est attribué et aucun suivi d'utilisation n'est effectué.
• Uniquement si tu signales activement une réponse via la fonction « Signaler la réponse » (facultatif), les éléments suivants sont enregistrés pour améliorer le chatbot : la question concernée, la réponse, une catégorie, ta remarque en texte libre, des identifiants de sources internes et un court historique de conversation – chaque fois sans adresse IP, sans identifiant de session, sans cookies et sans autres identifiants. Merci de ne saisir aucune donnée personnelle à cette occasion.
• Agrégats anonymes côté serveur : seuls des compteurs sont tenus (nombre de requêtes, nombre de retours signalés, tokens traités / estimation de CO₂e) – sans lien avec une personne.

Journalisation

Le serveur web ne journalise aucune donnée d'accès à caractère personnel ; en particulier, aucune adresse IP n'est conservée (la journalisation des accès est désactivée).

Base juridique du traitement

• Exploitation du chatbot (première information automatisée) : art. 6, § 1, e) du RGPD (exécution d'une mission d'intérêt public – orientation des études) en liaison avec la loi sur l'enseignement supérieur de Rhénanie-Palatinat (HochSchG).
• Fourniture technique et sécurité informatique : traitement éphémère des données de connexion, y compris l'adresse IP, pour une livraison sécurisée (TLS/HTTPS) et la protection contre les abus et la surcharge – art. 6, § 1, e) du RGPD en tant que traitement nécessaire à l'exploitation sécurisée de cette mission d'intérêt public.
• Retour facultatif via « Signaler la réponse » : art. 6, § 1, a) du RGPD (consentement par envoi actif). Le consentement peut être retiré à tout moment.

Finalité du traitement

Répondre aux questions liées aux études en tant que première information automatisée. Les retours facultatifs servent exclusivement à améliorer la qualité du chatbot ; les compteurs agrégés servent à l'évaluation anonyme du fonctionnement et de la durabilité.

Durée de conservation

• Saisies / réponses du chat : ne sont pas conservées.
• Retour signalé volontairement : conservé jusqu'à son évaluation et son intégration, au plus 12 mois, puis supprimé.
• Compteurs agrégés anonymes : sans lien avec une personne, donc conservés sans limite de durée.

Communication des données

Il n'y a aucune communication de données à caractère personnel à des tiers. Le traitement a lieu exclusivement au sein de l'université ; aucun sous-traitant ni service externe n'est utilisé.

Cookies

Le chatbot ne dépose aucun cookie (ni pour l'authentification ni pour le suivi). Aucune connexion n'a lieu.

Mesures techniques et organisationnelles

• Exploitation sur site sur des serveurs de l'Université des sciences appliquées de Trèves ; aucun service en nuage/tiers, aucun transfert vers des pays tiers.
• Chiffrement de transport de toutes les données via TLS (HTTPS).
• Aucune journalisation du chat, aucun cookie, aucune conservation d'IP, aucun suivi ; retours sans identifiants.
• Protection contre les abus/la surcharge sans lien avec une personne : limites de débit/connexion au reverse proxy et limitation des requêtes simultanées ; garde-fous de sécurité déterministes.
• Aucun compte utilisateur / aucune connexion.

Note sur l'IA (transparence)

Les réponses sont générées automatiquement par un modèle de langage d'IA – tu ne parles pas à un être humain. Les réponses peuvent contenir des erreurs ou être incomplètes ; les renseignements contraignants sont fournis par le service d'orientation. Merci de vérifier les informations importantes (p. ex. les délais) sur les pages officielles.

Tes droits

Si tes données à caractère personnel sont traitées, tu es une personne concernée au sens du RGPD et tu disposes des droits suivants vis-à-vis du responsable du traitement :

• Droit d'accès (art. 15 RGPD) : le droit de savoir quelles données personnelles sont traitées, à quelle fin et qui les reçoit.
• Droit de rectification (art. 16 RGPD) : le droit de faire corriger sans délai des données inexactes ou incomplètes.
• Droit à l'effacement / « droit à l'oubli » (art. 17 RGPD) : le droit de faire effacer les données, sous réserve de délais légaux de conservation.
• Droit à la limitation du traitement (art. 18 RGPD) : le droit de faire limiter l'utilisation des données sous certaines conditions.
• Droit à la portabilité des données (art. 20 RGPD) : le droit de recevoir tes données dans un format courant et lisible par machine.
• Droit d'opposition (art. 21 RGPD) : le droit de t'opposer à tout moment, pour des raisons tenant à ta situation particulière ou en cas de prospection.
• Retrait du consentement (art. 7, § 3 RGPD) : un consentement donné (p. ex. pour des newsletters ou des cookies) peut être retiré à tout moment avec effet pour l'avenir.
• Droit de réclamation (art. 77 RGPD) : le droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle de la protection des données. L'autorité compétente est :

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz (Commissaire régional à la protection des données et à la liberté d'information, Rhénanie-Palatinat), Hintere Bleiche 34, 55116 Mainz, Allemagne
Adresse postale : Postfach 30 40, 55020 Mainz
Téléphone : +49 (0) 6131 8920-0
Fax : +49 (0) 6131 8920-299
E-mail : poststelle(at)datenschutz.rlp.de

Pour exercer l'un de ces droits, merci de contacter studienberatung@informatik.hochschule-trier.de.

Version de la présente politique : en vigueur et datée du 18 août 2026.